Checklist gestionnaire : nous vous aidons à ne rien oublier !

Être gestionnaire d’un Ogec, c’est jongler chaque mois avec de nombreuses priorités. Le quotidien d'un gestionnaire est rythmé par une grande diversité de missions : élaborer le budget, suivre la trésorerie, préparer les investissements, piloter la restauration, répondre aux évolutions réglementaires ou encore sécuriser les procédures. Cette multiplicité des sujets nécessite une organisation rigoureuse et une bonne anticipation des échéances tout au long de l'année scolaire.

Pour vous aider, le pôle Gestion de l'UROGEC Île-de-France vous propose une nouvelle rubrique : le calendrier du gestionnaire. Chaque trimestre, nous mettrons en avant les principales échéances, les points de vigilance et quelques bonnes pratiques pour vous aider à anticiper les sujets importants. Cette check-list n'a pas vocation à être exhaustive : elle constitue un repère pratique, à adapter aux spécificités de chaque établissement.

Retrouvez dans cette première édition les incontournables du premier trimestre pour démarrer l'année scolaire dans les meilleures conditions.

Premier trimestre : les fondamentaux pour bien démarrer l'année scolaire

Gestion

Clôture des comptes : rappel du calendrier
- 30 Novembre : les comptes doivent être arrêtés par le Conseil d’administration (délai de trois mois après la clôture soit au 31 Août).
Budget
- Actualiser avec l’effectif de rentrée
- Voter le budget en conseil d’administration
Point de trésorerie
- mettre à jour le prévisionnel de trésorerie
  - Modèle de budget mensuel de trésorerie en pièce jointe
Réflexion sur le plan pluri annuel de fonctionnement
- Finaliser les investissements de l’année et s’assurer des financements.
- Réviser le plan N+5 et ses financements
  - Modèle de PPI en pièce jointe
Point contrôle interne :
- délégation de signatures
- définition des paliers de signature
- rédaction des procédures
  - Avez-vous pensé à réaliser les questionnaires sur les process Achats, Paye, Budget, Trésorerie, Facturation Famille sur notre outil Mosaic360 ?

Facturation électronique

Avez-vous entamé votre réflexion sur le choix d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ?

En cas de blocage sur l'annuaire de la facturation électronique, pensez à envoyer un mail aux impôts pour votre statut " obligation fiscale de tva non imposable"

Lien de notre article du mois de Juin

Immobilier : déclaration annuelle Operat

Pensez à la checklist de la rentrée

Ressources humaines :

Pensez à la malette de la rentrée ( ci-jointe)

Bonne pratique

Partage expérience : comment clôturer au plus tôt dans un établissement ? Témoignage de plusieurs établissements

Mme Paulet – Comptable Saint Joseph de Grenelle (école-collège), Paris (75)

À Saint-Joseph de Grenelle, nous réalisons la clôture des comptes en collaboration avec le cabinet comptable Cazelles Kahn.

Depuis mon arrivée, il y a deux ans, j’ai constaté que le conseil d’administration fixait dès le mois d’avril de l’année N la date de l’Assemblée Générale, généralement prévue au mois de décembre de la même année. Cette date butoir pour établir la clôture des comptes, nous permet de mettre en place un retro-planning sur l’intervention de l’expert-comptable et du commissaire aux comptes.

En conséquence, dès la rentrée de septembre, le cabinet comptable me communique une date prévisionnelle pour la préparation de la clôture des comptes au 31 août. Notre interlocutrice nous transmet également la liste des documents nécessaires à cette clôture pour les différents pôles (familles, fournisseurs, immobilisations, social, trésorerie et général).

Afin d’anticiper cette échéance, je procède tout au long de l’année à la numérisation et au classement des pièces nécessaires, notamment les relevés bancaires, les factures d’immobilisations et les documents relatifs aux subventions. Je dispose ainsi d’un dossier de clôture, constamment alimenté et organisé sur mon ordinateur, dans lequel je centralise l’ensemble des éléments nécessaires au cabinet comptable.

Le dossier de clôture est finalisé avant les vacances de la Toussaint, afin de permettre au cabinet de disposer de l’ensemble des informations dans les délais prévus. Les éléments définitifs sont ensuite communiqués mi/fin novembre au trésorier en amont de la réunion du bureau du conseil d’administration. Le CA se déroule début décembre et le CAC intervient en général en janvier de l’année suivante.

Mme Launay- Gestionnaire à l’Ogec de Maillé (école-collège) , Créteil (94)

« Chez nous, le président de l'Ogec souhaite disposer des comptes le plus rapidement possible. Cela met une certaine pression, mais c'est aussi une organisation que nous avons intégrée. Traditionnellement, je rencontre notre expert-comptable pendant les vacances de la Toussaint et la clôture des comptes est réalisée dans la foulée. Comme la comptabilité est tenue au jour le jour tout au long de l'année, il ne reste essentiellement que les opérations de fin d'exercice à passer. Le rythme est soutenu, mais avec une bonne anticipation, nous arrivons à tenir les délais. »