Quelles priorités pour le trésorier d'Ogec en période de clôture des comptes annuels ?

En cette période de clôture des comptes annuels qui vont être arrêtés en CA puis adoptés en AG, la mission du trésorier d’Ogec prend une dimension particulière. Il doit assurer la pédagogie d’une gestion responsable et éclairée auprès des administrateurs, tant dans la rétrospective (analyse de l’exercice clos) que dans la prospective (actualisation du budget et du PPI, vote des tarifs), afin qu’ils prennent les actions correctrices à temps et les bonnes décisions d’investissement, en pleine connaissance des enjeux financiers. Quels sont ces points de vigilance ?

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En articulation avec les autres acteurs-clefs de la gestion de l’établissement (DAF, gestionnaires, expert-comptable, CAC, gouvernance, instances), le trésorier d’Ogec doit particulièrement veiller à :

Clôture des comptes annuels et analyse financière

Superviser le cadrage

• Prendre connaissance du calendrier des opérations de clôture comptable.
• Assurer le pont d’information avec le chef d’établissement et le président d’Ogec de l’avancée des "opérations d’inventaire".
• Être attentif au contrôle des opérations bancaires (états mensuels de rapprochement bancaire sur tous les comptes ouverts).
• Bien comprendre les impacts de la nouvelle réglementation comptable (changements de méthode, nouveaux modèles).
• S’ajuster avec l’expert-comptable pour faciliter la lecture des comptes.

Éclairer la gestion

• Présenter le projet d’arrêté aux administrateurs d’ici fin novembre 2021 pour respecter l’obligation de transmission à la DDFIP dans les 3 mois qui suivent la clôture. Afin de permettre une lecture éclairée par les administrateurs pendant le conseil, le projet doit être joint à la convocation à J-15.
• Prendre connaissance du rapport de gestion spécifique à l'Enseignement Catholique et édité ar l’Urogec Île-de-France à partir des données comptables et extracomptables chargées en amont dans ISI Gestion par les gestionnaires pour éclairer/comparer les indicateurs métier en AG : CAF, fonds de roulement, ratios de charges, structure financière,…
• Rédiger le rapport financier 2020-21.

Faire adopter les résolutions financières par l'assemblée générale

• Faire approuver les comptes entre décembre et février, après contrôle par un éventuel CAC.
• Faire adopter les tarifs 2022-23 (contribution des familles, restauration, étude, garderie et internat si concerné). NB : Il est recommandé de les fixer au cours d'un CA de juin (2021) pour faciliter l'information aux familles faisant leur demande d'inscription à l'automne (2021) en vue de la rentrée suivante (2022).

Actualisation du budget 2021-22 et contrôle budgétaire

• Assister le chef d'établissement dans l'élaboration du budget et son ajustement aux effectifs réels de rentrée en vue de sa présentation au CA
• S'assure du bon déroulement de la facturation aux familles, mise en place des prélèvements et suivi des encaissements.
• Cadencer le contrôle budgétaire réel/prévu sur un rythme trimestriel ou, à défaut, avec un éventuel arrêté semestriel.
• Être attentif aux risques de dépassement de coûts, un suivi mensuel de la trésorerie encaissements/décaissements pouvant s'avérer utile.

Mise à jour du Plan Pluriannuel d'Investissement (PPI)

Assister le chef d'établissement dans l'élaboration du PPI et la présentation au CA des orientations financières à moyen terme, prenant en compte les nouvelles obligations de réduction des consommations d'énergie (décret tertiaire) et leur impact sur les investissements.