Checklist gestionnaire du 1er trimestre

Pour ne pas oublier les échéances importantes de la rentrée, le pôle Gestion vous propose une checklist des dates "butoir", des documents à produire, à transmettre et quelques bonnes pratiques. 

Retrouvez dans cette première édition les incontournables du premier trimestre pour démarrer l'année scolaire dans les meilleures conditions.

Bonne pratique 

Partage expérience : comment clôturer au plus tôt dans un établissement ? Témoignage de plusieurs établissements

1. Mme Paulet – Comptable Saint Joseph de Grenelle (école-collège), Paris (75) 

À Saint-Joseph de Grenelle, nous réalisons la clôture des comptes en collaboration avec le cabinet comptable.

Depuis mon arrivée, il y a deux ans, j’ai constaté que le conseil d’administration fixait dès le mois d’avril de l’année N la date de l’Assemblée Générale, généralement prévue au mois de décembre de la même année. Cette date butoir pour établir la clôture des comptes, nous permet de mettre en place un retro-planning sur l’intervention de l’expert-comptable et du commissaire aux comptes.

En conséquence, dès la rentrée de septembre, le cabinet comptable me communique une date prévisionnelle pour la préparation de la clôture des comptes au 31 août. Notre interlocutrice nous transmet également la liste des documents nécessaires à cette clôture pour les différents pôles (familles, fournisseurs, immobilisations, social, trésorerie et général).

Afin d’anticiper cette échéance, je procède tout au long de l’année à la numérisation et au classement des pièces nécessaires, notamment les relevés bancaires, les factures d’immobilisations et les documents relatifs aux subventions. Je dispose ainsi d’un dossier de clôture, constamment alimenté et organisé sur mon ordinateur, dans lequel je centralise l’ensemble des éléments nécessaires au cabinet comptable.

Le dossier de clôture est finalisé avant les vacances de la Toussaint, afin de permettre au cabinet de disposer de l’ensemble des informations dans les délais prévus. Les éléments définitifs sont ensuite communiqués mi/fin novembre  au trésorier en amont de la réunion du bureau du conseil d’administration. Le CA se déroule début décembre et le CAC intervient en général en janvier de l’année suivante.

2. Mme Launay- Gestionnaire à l’Ogec de Maillé (école-collège) , Créteil (94) 

« Chez nous, le président de l'Ogec souhaite disposer des comptes le plus rapidement possible. Cela met une certaine pression, mais c'est aussi une organisation que nous avons intégrée. Traditionnellement, je rencontre notre expert-comptable pendant les vacances de la Toussaint et la clôture des comptes est réalisée dans la foulée. Comme la comptabilité est tenue au jour le jour tout au long de l'année, il ne reste essentiellement que les opérations de fin d'exercice à passer. Le rythme est soutenu, mais avec une bonne anticipation, nous arrivons à tenir les délais. »