Un/une secrétaire de direction et administration scolaire F/H
L’ensemble scolaire Notre-Dame de Sion, établissement catholique d’enseignement situé dans le 6ᵉ arrondissement de Paris, accueille plus de 900 élèves. Les élèves et leurs familles sont accompagnés par une équipe engagée composée de près de 75 enseignants et de 30 personnels de direction et de vie scolaire, au sein d’un environnement à la fois exigeant, bienveillant et porteur de sens.
Dans le cadre de la mobilité professionnelle de l’actuelle assistante de direction, nous recrutons, pour une prise de poste à compter du 24 août, un(e) assistant(e) de direction chargé(e) d’assurer la continuité de cette mission essentielle, en cohérence avec le projet éducatif et les valeurs de notre établissement.
Pour postuler veuillez, adresser votre CV et lettre de motivation à l'intention du chef d'établissement à l'adresse suivante : p.toussaint@sion-paris.fr
Réception des candidatures dès juin 2026.
Description du poste
Rattachement hiérarchique
Le Secrétaire de Direction exerce ses fonctions sous l’autorité directe du Chef d’établissement. [Fiche de p...Direction | PDF]
Classification du poste
La classification prévue par la Convention Collective applicable et retenue est : Niveau III – Statut cadre.
Le poste implique des interactions régulières avec :
- L’équipe de direction ;
- Les enseignants ;
- Les membres du CODIR ;
- Le service d’internat ;
- Le prestataire de restauration ;
- Les services du Rectorat ;
- La Direction diocésaine.
Le/la secrétaire de direction assure principalement la gestion administrative des dossiers des enseignants ainsi que les relations avec les services académiques et diocésains. Il ou elle assiste également le Chef d’établissement dans l’organisation de son activité quotidienne, la gestion de son agenda et le traitement des dossiers stratégiques.
Interlocuteur(trice) de premier niveau de la Direction, il ou elle contribue à la qualité de l’accueil, à la circulation de l’information et au bon fonctionnement administratif de l’établissement.
Gestion des dossiers enseignants et relations institutionnelles (70 % du temps)
Gestion administrative des ressources enseignantes
- Assurer le suivi de la Dotation Horaire Globale (DHG) et la validation du TRM via les outils du Rectorat, en lien avec les gestionnaires académiques.
- Réaliser les remontées de services des enseignants et valider les heures supplémentaires.
- Participer aux enquêtes académiques relatives à la dotation des établissements (Ange 2D et autres applications).
- Assurer le suivi du mouvement des maîtres et des dossiers de mutation.
- Gérer les procédures de recrutement des enseignants.
- Assurer le suivi administratif des enseignants stagiaires.
- Suivre les carrières, promotions, listes d’aptitude et campagnes PPCR.
- Préparer les inspections en coordination avec le Chef d’établissement, les inspecteurs et les enseignants concernés.
- Assurer le suivi des notations administratives des maîtres auxiliaires et des bulletins d’appréciation diocésains.
Gestion des absences et de la paie
- Assurer le suivi des congés, arrêts de travail et suppléances.
- Tenir à jour le registre des absences des enseignants.
- Préparer les éléments relatifs aux indemnités et rémunérations (HSE, IMP, professeur principal, etc.).
- Effectuer le suivi des salaires des enseignants.
Gestion des formations et obligations administratives
- Assurer les inscriptions aux formations et transmettre les convocations.
- Veiller au suivi des circulaires rectorales et au respect des échéances administratives.
- Déclarer les voyages scolaires et sorties pédagogiques.
- Organiser l’attribution des casiers en salle des professeurs.
- Participer à l’organisation et au suivi des élections professionnelles.
Secrétariat de Direction (30 % du temps)
Organisation et coordination
- Gérer l’agenda du Chef d’établissement et organiser les rendez-vous.
- Assurer le suivi des échéances et des dossiers prioritaires.
- Préparer et diffuser les convocations aux différentes instances :
- Conseil d’établissement ;
- Conseil d’enseignement ;
- Conseil de pastorale ;
- Association sportive.
Gestion administrative et communication
- Assurer l’accueil et apporter une réponse de premier niveau aux interlocuteurs de la Direction.
- Filtrer les sollicitations et orienter les interlocuteurs vers les services compétents.
- Rédiger des courriers, notes et comptes rendus, notamment ceux du Comité de Direction.
- Assurer la gestion du courrier entrant et sa distribution.
- Gérer la messagerie académique et diffuser les informations aux destinataires concernés.
Services généraux
- Effectuer les commandes nécessaires auprès du service de restauration
Compétences professionnelles
- Excellente maîtrise de la communication écrite et des techniques rédactionnelles.
- Maîtrise des outils bureautiques et des applications numériques professionnelles.
- Bonne connaissance des procédures administratives de l’Éducation nationale et de l’Enseignement catholique.
- Maîtrise professionnelle de l’anglais (niveau B2 minimum). [Fiche de p...Direction | PDF]
Compétences comportementales
- Excellentes qualités relationnelles et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés.
- Sens de l’organisation, de la rigueur et de la confidentialité.
- Capacité d’analyse et de gestion des priorités.
- Esprit d’initiative et force de proposition.
- Curiosité professionnelle et capacité d’adaptation.
- Sens de l’anticipation et proactivité.
- Aptitude au travail en équipe.
- Intérêt marqué pour les enjeux éducatifs, pédagogiques et institutionnels. [Fiche de p...Direction | PDF]
Conditions d’évolution du poste
Cette fiche de poste est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l’établissement, des évolutions réglementaires ou des modifications de l’organisation interne.
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