Secrétaire Ecole Primaire
Établissement catholique d’enseignement sous contrat d’association avec l’État, Sainte Jeanne-Élisabeth est rattachée au Diocèse de Paris. La Congrégation des Filles de la Croix en exerce la tutelle.
Le projet éducatif de Sainte Jeanne-Élisabeth prend appui sur le texte de référence de la Congrégation inspiré des valeurs évangéliques.
Nous accueillons chaque enfant avec son histoire, ses savoirs et ses rêves.
Fidèle à l’esprit des Filles de la Croix, l’équipe pédagogique propose à la fois une formation solide qui décèle et prend en compte l’ensemble de la personne et une éducation à la liberté responsable qui ouvre aux dimensions du monde.
L’établissement est à la recherche d’un(e) Secrétaire de l’école primaire pour rejoindre notre équipe administrative et qui partage notre engagement envers l'éducation et le bien-être des élèves.
Vos missions au sein de l’école primaire situé au 49 avenue Duquesne à Paris 7ème et accueillant environ 230 élèves.
- Gérer l’administration du personnel enseignant :
- Gérer le fichier des enseignants
- Préparer la rentrée : constituer un dossier par enseignant, renseigner la base informatique pour le rectorat (répartition horaire par enseignant), gérer les demandes des Délégués Auxiliaires, etc.
- Rassembler les documents administratifs auprès des enseignants
- Suivre et enregistrer les absences des enseignants (formations, convocations extérieures), transmettre au chef d’établissement pour anticipation, transmettre les certificats de formation au rectorat
- Suivre les suppléances : prises de RV pour entretien avec le CE , suivi des dossiers
- Répondre à toutes questions ou difficultés rencontrées par les enseignants concernant leur carrière, leur poste, transmission du rapport d’inspection.
- Echanger par téléphone avec le rectorat sur la carrière des enseignants en cas de difficultés ou modifications
- Gérer l’administration des élèves :
- Communiquer aux parents toutes informations nécessaires
- Suivre les inscriptions : réceptionner les dossiers de demande, enregistrer, transmettre au Chef d’établissement, gérer les RV, informer du refus du dossier, saisir les informations sur CHARLEMAGNE
- Tenir et mettre à jour la base de données élèves (enregistrer les changements)
- Gérer, transmettre et classer divers documents : dossiers médicaux, convocations aux visites médicales, attestations de scolarité, attestations pour remboursement (dépenses voyages), courrier divers d’informations, déclaration d’accidents
- Préparer les documents, les listes ou les dossiers élèves en vue de divers événements
- Gérer le passage des cartes de cantine sur CHARLEMAGNE
- Relancer les familles pour les impayés
- Suivre les affectations et pré affectations dans le public
3- Assurer le secrétariat de direction :
- Coordonner avec le Chef d’établissement les objectifs hebdomadaires
- Assurer le secrétariat d’un pont de vue administratif, communication et techniques bureautique
- Créer des documents de communication interne/externe en accord avec le Chef d’établissement
- Organiser et suivre la communication d’informations diverses : échanges réguliers avec les enseignants, mise à jour du tableau d’affichage de la salle des profs, envoi d’e-mails, etc.
- Assurer le secrétariat courant du Chef d’établissement : courriers divers, réception du courrier et transmission, prise de RV, filtrage téléphonique, transmission des e-mails, alertes au Chef d’établissement, tenir à jour le planning du Chef d’établissement et le planning général de l’établissement.
- Participer à l’organisation générale de l’année :
- Paramétrer Charlemagne en début d’année
- Gérer les photocopieuses et imprimantes
- Soutenir l’efficacité des procédures administratives :
- Participer et être force de proposition au conseil administratif
- Inscrire son action dans une démarche globale
- Concevoir de nouveaux outils et évaluer leur efficacité
- Rechercher la simplification et la visibilité des procédures
Activités ponctuelles :
- Participer à l’activité d’autres postes en cas de besoin
- Etre le lien et être un support administratif avec l’APEL et l’OGEC
Savoir-faire et savoir-être requis :
- Maitrise des applications CHARLEMAGNE et ECOLE DIRECTE
- Bonne maîtrise des outils informatiques
- Bonne connaissance des Institutions (Rectorat, DDEC, etc.)
- Anticipation des échéances : faculté à gérer « la pression » due à la quantité de travail et aux délais à respecter
- Aptitudes relationnelles : adaptation et souplesse
- Sens de l’accueil
- Maitrise d’un standard téléphonique
- Capacité rédactionnelle
- Rigueur, méthode et organisation
- Aptitude à la gestion de conflits
- Réactivité
- Discrétion
Horaires :
- 8h-17h30 durant deux jours par semaine (sauf le mercredi)
- Pas de travail durant les petites et grandes vacances scolaires
- Poste à pourvoir le 25 aout 2026
Candidature (CV et Lettre de motivation) à envoyer avant le 20 juin 2026
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