Secrétaire de Direction

Sous l’autorité du Chef d’Établissement, et en lien avec les services de l’Enseignement catholique, du Rectorat, les équipes pédagogiques et administratives, le (la) secrétaire est le collaborateur direct du chef d’établissement et assure un rôle d’assistanat auprès de ce dernier.
Il est chargé de la gestion et de l’organisation administrative du chef d’établissement et permet donc de faciliter le travail de son supérieur hiérarchique.
Il contribue au bon fonctionnement quotidien de l’établissement en lien avec l’ensemble des acteurs de la communauté éducative.
Ces activités sont à réaliser dans un état d’esprit respectueux du caractère propre et du projet éducatif de l’établissement.
 

Missions principales : 

• Réceptionner le courrier
• Assister le secrétariat courant : courriers divers, prises de RdV, filtrage téléphonique, transmission des e-mails et/ou messages ÉcoleDirecte, alertes au Chef d’Établissement, etc.
• Organiser la communication interne d’informations diverses et échanges réguliers avec les différents services de l’Établissement, les parents, les enseignants, les interlocuteurs extérieurs, les intervenants (Conférencier, Universitaire, délégation étrangère…), le service de restauration scolaire,
• Utiliser les différents moyens de communication : tableau d’affichage, salle des professeurs, envoi d’e-mails et/ou messages ÉcoleDirecte, création de circulaires à valider par le Chef d’Établissement,
• Gestion des voyages, sorties (validation, planning, …) et déclaration sur les sites du Rectorat et d’Ariane.gouv.fr,
• Gestion des petites fournitures (devis comparés) à faire valider par le Chef d’Établissement, suivi et validation puis transmission à la Comptabilité,
• Organisation des évènements propres à la vie de l’Établissement (Pré-rentrée, journée pédagogique, déjeuners, Ordival, Forum des étudiants/des métiers, Conseils de Direction, CA/AG OGEC, …).