Responsable Administratif et Financier

Sous l’autorité de la cheffe d’établissement coordinatrice et en lien étroit avec le président de l’OGEC, vous pilotez l’ensemble des fonctions administratives, financières et logistiques de l’établissement.

Au cœur du fonctionnement de l’Institut, vous contribuez à structurer, sécuriser et faire évoluer l’organisation, dans un esprit de service, de responsabilité et de confiance.

Vous encadrez une équipe administrative (comptabilité, facturation, services généraux – 4 personnes à ce jour) et travaillez en coordination étroite avec les partenaires internes et externes (expert-comptable, commissaire aux comptes, organismes sociaux, prestataires)

Pilotage administratif et RH 

• Superviser la gestion administrative des personnels (contrats, suivi des absences, obligations réglementaires) 

• Contribuer au dialogue social et aux instances (CSE, NAO, BDESE) 

• Participer aux recrutements et à l’intégration des collaborateurs 

• Structurer et fiabiliser les pratiques RH (fiches de poste, organisation du travail, plan de formation)  

• Assurer une veille réglementaire active et garantir la conformité des pratiques 

Gestion financière 

• Superviser la production et le suivi des éléments de paie 

• Assurer le suivi et la validation des opérations financières, incluant la mise en banque 

• Suivre la trésorerie, les comptes, les emprunts et les placements 

• Suivre le budget, analyser les écarts et proposer des ajustements 

• Piloter les investissements et leurs modalités de financement 

• Monter et suivre les dossiers de subventions 

Achats, fournisseurs et relations contractuelles 

• Piloter les achats et la relation fournisseurs dans une logique de qualité et de maîtrise des coûts  

• Négocier, formaliser et suivre les contrats avec les prestataires 

• Contrôler la bonne exécution des prestations et le respect des engagements 

Logistique, maintenance et sécurité

• Superviser la maintenance des bâtiments et équipements 

• Piloter les relations avec les prestataires (restauration, nettoyage, maintenance) 

• Coordonner les interventions et contrôler la qualité des services rendus 

• Piloter les travaux de mise en conformité et de sécurité 

• Assurer le suivi des commissions de sécurité 

• Suivre les plans pluriannuels d’investissements immobiliers et matériels 

Appui stratégique 

• Préparer les éléments d’aide à la décision pour la direction et l’OGEC 
• Participer à la réflexion stratégique de l’établissement (organisation, ressources, investissements)
• Alerter, proposer et accompagner les évolutions nécessaires