Assistant(e) de direction du chef d’établissement 1er degré

Sous l’autorité du Chef d’établissement et en lien étroit avec les services de l’Enseignement Catholique, du Rectorat, les équipes pédagogiques, l’assistant(e) de direction assure le suivi de dossiers administratifs des enseignants et assure des missions de secrétariats pour le compte du chef d’établissement 1er degré. Ces activités sont à réaliser dans un état d’esprit respectueux du caractère propre et du projet éducatif de l’établissement. 

Missions principales

Secrétariat de direction

• Assurer le secrétariat courant : courriers divers, gérer le planning et l’agenda du chef d’établissement, lui rappeler les échéances.
• Assurer la prise de rendez-vous, filtrer l’accès à la direction et réorienter éventuellement les interlocuteurs téléphoniques, apporter des réponses de premier niveau aux interlocuteurs de la direction.
• Utiliser les différents moyens de communication : tableau d’affichage, salle des professeurs, Ecole Directe 
• Créer des circulaires à la demande du Chef d’Etablissement et en assurer l’envoi après validation

Secrétariat pédagogique et familles/élèves

• Gérer le fichier des enseignants 
• Préparer la rentrée : constituer un dossier par enseignant, renseigner la base informatique pour le Rectorat et la DDEC 
• En lien avec le Diocèse ; gérer et suivre les demandes des délégués auxiliaires et des suppléants (utilisation de ANGE RH et ANGE 1D entre autres)
• Rassembler les documents administratifs auprès des enseignants 
• Suivre et enregistrer les absences des enseignants, des personnels d’étude (maladie, accident du travail, formations, convocations extérieures…), transmettre au Rectorat ou au responsable RH.
• Suivre les pré-inscriptions, les inscriptions et les réinscriptions : paramétrer en lien avec le CE, le responsable informatique et le responsable de la facturation familles, le logiciel Charlemagne Administration
• Suivre en cours d’année les changements d’options des familles (cantine, étude/garderie), remonter et croiser ces informations avec le responsable de la facturation familles.
• Gérer les demandes d’affectation pour la 6ème dans l’Enseignement public.
• Editer les livrets de notes et de compétences, assurer l’export vers le LSUN. Paramétrer en lien avec le CE et le responsable informatique, les logiciels Charlemagne Notes et Charlemagne Compétences. 
• Echanger par téléphone avec le Rectorat sur la carrière des enseignants en cas de difficultés ou modifications.
• Participer à la gestion du mouvement des enseignants
• Organiser les groupes d’étude du soir en lien avec Charlemagne et en informer les enseignants : suivi des demandes familles, constitution des groupes, répartition dans les salles…
• Tenir à jour les dossiers scolaires des élèves