Partages Expériences sur la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures fournisseurs représente un enjeu majeur à venir pour les Ogec. Elle devrait permettre de centraliser, automatiser et sécuriser le traitement des factures tout en réduisant le recours au papier. Différentes solutions ont été testées dans plusieurs Ogec, offrant des retours d’expérience riches sur leur mise en place, leur utilisation et les bénéfices constatés pour les salariés.

Ecole Collège dans le Val de Marne ( 850 élèves) -  ZEEN DOC

Mise en place & Coût Nous avons sollicité l'entreprise ZeenDoc pour la mise en place de la dématérialisation des factures fournisseurs. Après avoir pris contact avec le commercial et signé le contrat, plusieurs informations ont été demandées : codes analytiques, comptes fournisseurs, comptes de charges ainsi qu’un échantillon de 5 factures. Nous avons ensuite participé à une réunion d’intégration avec le développeur.

Nous avons décidé de commencer en juillet afin de nous familiariser avec le système, avec une mise en application au 1er septembre 2025,  facile et rapide. Le coût        total de l'installation est de 2 352 € TTC, avec un loyer mensuel de 215 €, soit un coût annuel de 2600€. Nous avons environ 100 factures par mois. 

Comment utiliser le système ? Les devis et factures doivent être envoyés à une adresse email dédiée pour traitement. L'aide comptable vérifie les bons de commande, les devis , les factures (imputation, etc.) puis celles-ci sont rattachées l’un à l’autre. Ensuite, un email est envoyé à la Responsable Administratif et Financier (RAF) pour validation, suivi d'un autre à la cheffe d’établissement pour Bon à payer.

Les différentes phases de validation peuvent être adaptées à chaque structure pour répondre aux besoins spécifiques. L' aide comptable intègre ensuite les factures dans Charlemagne. Le paiement est effectué par virement via Charlemagne.

Conclusion : Dans l'ensemble, Zen Doc s'avère être une application efficace pour la dématérialisation des factures fournisseurs. Elle offre plusieurs avantages, notamment une mise en place rapide, un processus de validation flexible et un gain de temps pour l'aide comptable. Toutefois, même si ce gain de temps est appréciable, un contrôle reste nécessaire pour garantir l'exactitude des données. 

Ecole Collège dans le Val de Marne ( 735 élèves)  – AZOPIO

Mise en place & Coût  Nous avons choisi la solution AZOPIO depuis le mois de mai avec la formule Starter (11.95 €/mois HT), à laquelle nous avons ajouté un collecteur d’e-mails (5 € HT).  Le compte bancaire inclus n’est pas encore utilisé, mais il est prévu pour le rapprochement bancaire. 

 Après un entretien et une formation téléphonique assurés par Mme CRESPIN la fondatrice, nous recevons un lien pour créer le compte. Nous bénéficions ensuite  d’un essai gratuit de 15 jours, permettant de tester la solution avant de s’engager. Suite à cette période d’essai, nous choisissons l’abonnement qui correspondait le mieux à mes besoins, en fonction du volume de factures reçues. 

Le nombre de factures varie selon la période. En général, je traite entre 30 et 60 factures par mois. Par exemple, durant la période d’achats de fournitures, j’ai eu 58 factures pour un coût total de 32 € TTC. Le forfait Starter intègre le traitement de 20 factures, le coût supplémentaire d’une facture est de 0,25€ par facture. 

Comment utiliser le système ? Une adresse mail dédiée à la facturation a été mise en place,  communiquée aux fournisseurs. Grâce au collecteur, les factures sont automatiquement récupérées et enregistrées dans AZOPIO. Il suffit ensuite d’associer le compte fournisseur et le compte de charge, puis de télécharger le fichier comptable pour l’intégrer dans Charlemagne Comptabilité. Une notification est envoyée via la solution ( mail déjà enregistré) au chef d’établissement pour validation.

Un avantage appréciable est qu’AZOPIO mémorise les comptes utilisés : plus besoin de les renseigner à chaque fois pour un même fournisseur, ce qui fait gagner un temps précieux.

 Conclusion : Au départ, la prise en main a été un peu compliquée, mais une fois les automatismes acquis, la solution représente un véritable gain de confort : plus besoin d’imprimer ou de classer les factures papier. Enfin, je tiens à souligner que l’abonnement est flexible et sans engagement, ce qui est appréciable.

Collège Lycée dans le Val d’Oise (880 élèves) -  ZEEN DOC

L’outil a été mis en place dans les 2 établissements en phase test/formation entre février et juin 2023, d’abord pour l’apprentissage par les équipes  de la comptabilité. Des changements non programmés dans ces équipes ont stoppé ce lancement à l’été 2023. 

Avantages

o          Cadrer le circuit de validation des factures . Le processus de dématérialisation pour tous les acteurs des flux de gestion apporte une bien meilleure maitrise du flux de validation des factures auprès des différents donneurs d’ordre avec un circuit en ligne  de circulation des factures et de validation. Le point faible sur ce processus est l’absence d’un module « Bon de commande » en ligne. Ce processus reste donc physique et nécessite un scan des bons de commandes pour les associer aux factures dans Zeendoc.

o          Accessibilité de l’outil ( temps/lieu) : Le processus dématérialisé permet d’être accessible à tous les acteurs quels que soient le lieu et l’horaire. Pratique en cas de télétravail.

Neutre

 Le stockage dématérialisé des documents ( c’est par ailleurs le principal critère de tarification de l’outil ZEENDOC  basé sur le volume de documents stockés en cloud). Ce stockage est également possible dans Charlemagne  et pratiqué dans les 2 établissements. 

Inconvénients :

o          Transfert de charge : l’exploitation et la maintenance de cet outil doit reposer sur 1 responsable, qui par nature, en raison de sa portée et de sa complexité, revient au responsable comptable de l’établissement, c’est rajouter une charge de travail supplémentaire sur  ce poste déjà très chargé. D’autre part, il  décharge les postes d’assistant/secrétaire comptable en introduisant des tâches basiques et répétitives de mise en ligne des documents.

o          Aspect comptable : 

- Analytique : l’outil ZEENDOC ne disposait pas à l’époque de périmètre analytique dans la classification des documents. DELTIC avait réalisé un applicatif intégré qui n’était pas satisfaisant car lourd à gérer avant le transfert des données dans CHARLEMAGNE.

- Notes de frais : La diversité rencontrée sur ce processus, tant dans les justificatifs que dans le nombre important d’émetteurs possibles ( tous les personnels) ne permettait pas d’envisager son intégration dans ZEENDOC. La procédure reste donc 100% papier.

- Limite technique pour les dossiers importants : Certaines factures ( restauration, séjours scolaire..) nécessite dans leur phase de validation d’un volume important de documents justificatifs utile pour les valideurs. Dans ZEENDOC, c’est autant de document à scanner et à rattacher à la facture. La consultation de ces documents rattachés multiples étant beaucoup moins aisée en ligne que agrafer à la facture papier.

- Pollution visuelle : La bascule en ZeenDoc entraine pour les principaux utilisateurs concernés ( responsables comptables, intendant..) une augmentation exponentielle du temps de travail sur écran, qui est déjà prépondérant à ce jour en mode « papier ».  

Ecole Collège Lycée parisien (1 500 élèves) -  KOMIDOC

Avantages 

- très bonne aide au déploiement avec des rendez-vous de présentation 

- Détermination des circuits de validation. Comme il y a peu d’option, cela oblige à bien penser l’organisation. Cela nous a aidé à limiter les valideurs et à recentrer le circuit de validation sur 4 circuits uniquement.( Services généraux/Adm et pédago/voyages et sorties/Primaire)

- le coût : Nous avons payé en une seule fois la prestation d’accompagnement de déploiement 13 K€ et payons uniquement 1,5 K€ de licence par an.

Utilisation : 

- La facture est pré-saisie (fournisseur/date de facture/date d’échéance/ numéro de facture/libellé etc…)  par le logiciel de reconnaissance automatique. S’il y a toutes les informations  suffisantes l’écriture comptable est saisie et la facture envoyée par le comptable dans un circuit de validation. 

-La première personne du circuit reçoit la facture et la valide (ou éventuellement la refuse). Une fois validée elle est envoyée au deuxième valideur du circuit. Ensuite le logiciel identifie la facture comme définitivement validée. Elle est alors automatiquement archivée dans le dossier du fournisseur par année. 

-Etant validée, il est possible d’exporter l’écriture comptable (ou si l’écriture comptable n’avait pas été saisie par manque d’informations) de saisir l’écriture comptable grâce aux commentaires mis sur la facture  et d’exporter en comptabilité l’écriture. Aussi ne sont exportées en comptabilité que les écritures des factures validées.

Inconvénients :

- interface un peu austère ( de type Sage). Pour certains utilisateurs cela peut être un frein.

- la saisie de l’analytique n’est pas facile mais ils viennent de faire une mise à jour que nous allons pouvoir installer d’ici peu

- le point négatif c’est qu’il n’y a pas de système de clés de répartition permettant de faire un calcul analytique