Partages Expériences : Appel d’offres Restauration, un outil de pilotage indispensable

                                                                                                Lancer un appel d’offres est l’occasion pour les établissements de mettre en concurrence la prestation fournie par leur sous-traitant, de réajuster les contrats anciens souvent coûteux et d’activer des leviers d’optimisation. Les gestionnaires des Ogec de Montalembert ( Nogent sur Marne) et de Notre Dame (Poissy) peuvent en témoigner.   

Appel d’offres Restauration : recommandations

La consultation des sociétés de restauration est une démarche de saine gestion qu’il est préconisé de mener tous les 3 à 5 ans. 

Les différentes étapes sont la rédaction d’un cahier des charges, le lancement d’un appel d’offres, l’analyse des offres, le choix d’un prestataire et la signature du contrat.  Vous pouvez vous faire accompagner par un consultant en restauration, n’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez des coordonnées. 

Rappel sur les contrats anciens ( de + 5 ans)

Avec le temps, certains contrats peuvent se révéler économiquement surévalués. Plusieurs éléments peuvent l’expliquer :

• Évolution de la fréquentation : la hausse régulière du nombre de repas servis aurait dû conduire à une réduction de la part fixe du coût unitaire, ce qui n’a pas toujours été le cas.
• Indexations tarifaires : les augmentations contractuelles appliquées sont souvent supérieures à l’évolution réelle des coûts constatés.
• Optimisation de l’organisation : au fil des années, la structure et les méthodes de travail des équipes ont été rationalisées, sans ajustement dans les tarifs.
• Marge des prestataires : les marges arrière pratiquées par les sociétés de restauration ont globalement augmenté depuis vingt ans, sans répercussion à la baisse sur le prix du repas.
• Charges échues intégrées dans les contrats :maintien dans les prix de surcoûts liés à d’anciens personnels aujourd’hui remplacés, prise en compte d’investissements antérieurs déjà totalement amortis.

Leviers contrat de Restauration

Cinq principaux leviers ont été identifiés pour permettre une réduction mesurable du coût de la prestation de restauration :

• Réduction du gaspillage alimentaire en ajustant les grammages servis aux besoins réels des convives.
• Rationalisation de l’offre en limitant le nombre de choix proposés, afin d’optimiser les approvisionnements et la production.
• Adaptation de la composition des repas à la consommation effective : le passage à une formule à quatre composantes peut générer une économie estimée entre 0,15 € et 0,20 € par repas.
• Aménagement de la prestation avec des solutions innovantes, telles que des formules inspirées du modèle « Too Good To Go », permettant de valoriser les excédents.
• Allègement temporaire de certains labels en ciblant notamment ceux issus de la loi Egalim.  

Ces leviers, combinés, constituent des pistes concrètes pour maîtriser les coûts tout en préservant la qualité et l’équilibre du service rendu.

Partage d’expériences 

• Mme KOUMROUYAN, cheffe comptable, Notre-Dame, Poissy (78)

Après de longues décennies de collaboration avec un prestataire de restauration, notre établissement a décidé en 2021 de lancer un appel d’offres afin de mieux positionner notre contrat de restauration sur le marché de la concurrence mais également de bénéficier d’une restauration en corrélation avec nos attentes.

Cette étude a abouti à la mise en place d’un contrat avec un nouveau prestataire, ce qui nous a permis de générer de substantielles économies tout en conservant un réel niveau d’exigence.

Pour l’étude et la transition de ce contrat de restauration, nous nous sommes entourés du professionnalisme du cabinet Deli Conseil qui a su nous accompagner sur toutes les étapes importantes de ce changement, à savoir, de l’appel d’offres jusqu’au contrôle du bon respect du cahier des charges après la signature du contrat.

• Mr AULLUS, Attaché de gestion,   Montalembert- Nogent sur Marne (94) 

L’Institut Montalembert, depuis de nombreuses années, a fait le choix de confier la restauration (1 000 repas/jour) et la propreté (7 500 m²) à un seul partenaire. Ces 2 secteurs ont un impact financier non négligeable sur les charges d’un établissement scolaire.

C’est pourquoi, l’établissement a entamé, au milieu de l’exercice 2023/24, une réflexion de mise en concurrence pour améliorer la qualité et l’équilibre des repas et optimiser les coûts. Il a fallu rassurer les personnels en place (sous-traitant) et maintenir une veille qualitative des 2 prestations (restauration et propreté). 

La sté Déli Conseil, représenté par M. Ohanian nous a épaulé au cours des différentes étapes de l’appel d’offres (élaboration, échanges, ouverture des offres et choix final…).

La sté API a été retenue pour la qualité des échanges, les valeurs humaines ressenties, les produits proposés… et son engagement à améliorer la prestation (circuit court, légumes et fruits de qualité, un pourcentage de produits bio …..).Des efforts sont portés pour répondre à loi Egalim, et à la gestion des déchets collectés. (tables de tris adaptées aux petits et aux grands, gestion du pain et déchets confiés aux Alchimistes, transformation des biodéchets en compost).

M. Ohanian par des visites régulières, sur l’année 2024/25, a contrôlé le respect des engagements contractuels.

Il est vrai qu’un appel d’offres nécessitent un investissement temps, un questionnement, d’où une hésitation a se lancer dans un tel projet.

Mais, cette remise en question nous a permis d’améliorer ces 2 axes (restauration et propreté) et de négocier financièrement à la baisse (à minima 5%) ces 2 marchés tout en augmentant la qualité de la prestation. L’amélioration de la prestation et les économies réalisées permettent de contenir la revalorisation annuelle des tarifs de la restauration aux familles.