Partages d’expérience sur les contrôles DDFIP/DGFIP : un regard constructif sur l’organisation des établissements

Les établissements ayant récemment fait l’objet d’un contrôle dressent un constat globalement positif : loin d’être perçus comme intrusifs, ces contrôles ont été vécus comme un temps de conseil et d’accompagnement sur l’organisation financière et administrative.

🕵️‍♀️ Déroulement du contrôle

Le contrôle débute par une lettre de mission, transmise soit :

•             en main propre le premier jour lors d’une visite inopinée,

•             soit trois jours avant le début de la mission, accompagnée de la liste des pièces à fournir.

La durée moyenne des missions s’étend de 3 à 6 mois, avec la présence d’un ou deux auditeurs sur site une à deux fois par semaine.

⚙️ Points de vigilance relevés

Les contrôleurs ont concentré leur attention sur plusieurs aspects clés :

•             Enseignants : emploi du temps, suivi des absences et remontée des arrêts maladie au rectorat.

•             Salariés : contrats de travail, plannings, fiches de poste et avenants.

•             Pastorale : heures de pastorale et temps de messe.

•             Contrôle interne : gestion de caisse (inventaire, double clé, dépôt régulier en banque, limite des encaissements à 1000€), traçabilité et formalisation des procédures.

•             Organigramme fonctionnel : description des missions de chaque salarié, suppléances en cas d’absence, gestion des accès aux outils numériques.

•             Sécurité : Un rappel a été fait sur la sécurité informatique (changement régulier des mots de passe).

💰 Aspects financiers

Les auditeurs ont vérifié :

•             le dépôt des comptes annuels à la DDFIP (aucune sanction si dépôt tardif) même si l’assemblée générale ordinaire (AGO) n’a pas encore approuvé les comptes.
En cas d’impossibilité de tenir l’AGO dans les temps, il est recommandé de transmettre des comptes provisoires avec une note précisant que l’approbation interviendra ultérieurement ;envoyer les comptes définitifs dès qu’ils sont approuvés ;veiller à organiser l’AGO dans les délais à venir pour se conformer à la réglementation.

•             la remontée des forfaits départementaux et régionaux au rectorat,

•             et le respect des règlements financiers internes.

Ils ont par ailleurs recommandé la mise en place d’une comptabilité analytique réglementaire, afin d’assurer un fléchage clair de l’utilisation des fonds publics. 

👉 Aucune sanction n’a été prononcée en cas d’absence de suivi analytique.

🔐 Contributions des familles

Les contrôleurs n’ont pas remis en cause le mode de calcul mais ont vérifié :

•             les réductions de fratrie,

•             les factures familles,

•             les règlements financiers et contrats de scolarisation,

•             ainsi que l’organisation de la comptabilité famille.

🧩 Gestion prévisionnelle

Un point d’attention a été soulevé concernant l’absence de plan de financement pour un établissement. Toutefois, d’autres établissements sans PPI ni plan de financement n’ont pas fait l’objet de remarques.

En synthèse

Ces contrôles se veulent avant tout préventifs et pédagogiques. Ils visent à renforcer les bonnes pratiques administratives et financières, sans logique de sanction.Les principales attentes portent sur :

•             la formalisation des procédures internes,

•             le suivi analytique des financements publics,

•             et la structuration des documents de pilotage.

Une démarche qui s’inscrit dans une dynamique de transparence, de rigueur et de conseil, au service du bon fonctionnement des établissements.