Tenir ses instances en visioconférence
Suite à la crise sanitaire, des périodes de confinement strict et des temps de restriction de déplacements et de rassemblements pendant lesquels les Ogec ont expérimenté la tenue de leurs réunions statutaires en visioconférence, le conseil d'administration de la Fédération des Ogec a adopté une version actualisée des statuts-type pour péreniser cette modalité pratique.
Pérenniser la pratique dans ses statuts
Les articles 13 et 18 prévoient désormais l'hybridation des réunions statutaires, soit 100% en visioconférence, soit partagée entre des membres présents et d'autres connectés.
Il ne faut pas négliger cette possibilité pour encourager à la participation de tous les administrateurs selon l'objet de la réunion (une réunion courte avec un ordre du jour simple peut être privilégiée à distance, voire à un horaire différent qu'en soirée) et les contraintes des bénévoles actifs ou retraités :
| "Le conseil d’administration/assemblées générales se tient/-nent en présentiel, il/elles peut/-vent aussi être tenu/es à distance, si des circonstances l’exigent. Les administrateurs y participent par le biais d’une conférence téléphonique ou d’une visioconférence. Le conseil d’administration/assemblée générale peut aussi se tenir sous des modalités mixtes, avec des administrateurs présents dans les locaux de l’établissement scolaire/dans la salle choisie pour tenir la réunion et des administrateurs qui sont à distance." |
Avec l'appui de l'Urogec Île-de-France, les Ogec peuvent adopter facilement ces amendements lors d'une AGE.
À condition que le quorum hybride soit respecté, les votes à distance, assurés par des règles simples (voir paragraphe suivant), restent valables.
L'important est de bien équilibrer ces deux modalités de réunion pendant l'année afin de ne pas casser la dynamique de convivialité qui fait la force d'une équipe.
Bien tenir ses instances en visioconférence
Convoquer ses membres par e-mail
Au lieu d'un envoi par courrier postal, la convocation et les pièces jointes peuvent être adressées par e-mail au moins 15 jours avant la réunion pour s'assurer de la disponibilité des participants et leur permettre un temps de lecture raisonnable.
Un accusé de réception par retour de mail est recommandé pour éviter tout risque de contestation (et de recours en nullité).
Pendant la visioconférence
Pour la visioconférence, des solutions existent : Zoom, Teams, Google Meet, Skype,...
Quelques conditions sont à respecter :
- Garantir la participation effective de tous les membres en facilitant les procédures de connexion. Il faut aider les personnes moins familières avec les outils numériques à se connecter dans de bonnes conditions techniques, y compris par téléphone si la liaison par ordinateur n'est pas possible. La plupart des applications de visioconférence proposent cette possibilité.
- Permettre une identification claire des participants à défaut de signer une feuille de présence. Pour cela, nous recommandons de renommer votre profil (si c'est un pseudo ou une mention de type "Ipad-JVC") sur l'application de visioconférence.
- Permettre la retransmission simultanée et continue des débats et délibération. Sauf si l'un des membres demande un vote à bulletin secret (voir ci-après), les décisions peuvent être prises à main levée (visible par webcam activée). En pratique, il est recommandé de demander aux participants qui s'opposent ou s'abstiennent de se manifester avant de considérer la mesure adoptée à l'unanimité. Cela évite les quiproquos.
Vote électronique
Lors d'une réunion distancielle qui décrète le vote par bulletin secret :
- Les membres peuvent répondre sur un formulaire en ligne (JotForm, Google Forms, Slido, LimeSurvey,...) qui sera utilisé pour être pris en compte
- Selon la taille de l'association et le budget, il est possible de professionnaliser ce dispositif de vote sécurisé en s'adressant à des prestataires spécialisés : Euro-Vote, Neovote, EasyQuorum,...
Que faire en attendant l'adoption en AGE ?
Plusieurs Ogec nous ont posé la question de la possibilité de recourir à la visio ou en mode hybride compte tenu du contexte actuel de la pandémie (recrudescence de cas positifs et de cas-contacts) et des mesures gouvernementales (télétravail).
Pour la sécurité des personnes et en attendant d'adopter le principe dans les statuts par AGE, il est possible de programmer vos instances statutaires à venir au format visioconférence (ou hybride) à condition que tous les administrateurs, présents ou absents, aient approuvé le principe à l'unanimité et sans que cela pose un problème de participation d'un des membres pour des raisons techniques. Cette dérogation doit figurer en début de PV.
Il est déconseillé de maintenir les apéritifs ou dîners en marge de ces réunions.
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