Assistant(e) de direction du chef d'établissement 1er degré

Sous l’autorité du Chef d’établissement et en lien étroit avec les services de l’Enseignement Catholique, du Rectorat, les équipes pédagogiques, l’assistant(e) de direction assure le suivi de dossiers administratifs des enseignants et assure des missions de secrétariats pour le compte du chef d’établissement. L’assistant(e) de direction travaille dans un état d’esprit respectueux du caractère propre d’une Institution catholique et dans la pleine adhésion au projet éducatif et pastoral de l’établissement.

Mission 1 : Fonction secrétariat pédagogique et gestion des enseignants et des dossiers « formation » (35%) fonction n°29

L'assistant(e) de direction : 

• gère le fichier des enseignants ;
• - prépare la rentrée : constitue un dossier par enseignant, renseigne la base informatique pour le rectorat (répartition des heures par enseignants, remontées académiques via différents logiciels ;
• est en lien avec le Diocèse pour la gestion des demandes des délégués auxiliaires, des suppléants ;(ANGE RH) et la mise à jour de ANGE1D ;
• rassemble les documents administratifs auprès des enseignants ;
• suit et enregistre les absences des enseignants (formations, convocations extérieures) les transmets au rectorat et aux équipes internes ;
• prend les RDV pour les entretiens avec le chef d’établissement et intègre les suppléants ;
• rassemble les emplois du temps des enseignants et de tous les intervenants ;
• co-gère le mouvement enseignant ;
• échange fréquemment avec le rectorat sur la carrière des enseignants en cas de difficultés ou de modifications ;
• gère les envois via Ecole Directe ; 
• gère les abonnements par classe ;

Mission 2 : Fonction de secrétariat famille/élèves (35%) fonction n°27

L'assistant(e) de direction : 

• prend en charge toutes les tâches et activités administratives liées aux familles et aux élèves (dossiers d’inscriptions et de réinscriptions) ;
• est en soutien aux tâches connexes liées aux inscriptions en lien notamment avec la comptabilité (rentrer des données dans les logiciels Charlemagne) ;
• fait les remontées de chiffres pour tout ce qui concerne les inscriptions (nombre de dossiers présentées, nombre d’entretien réalisés, nombre de dossier retenus) et gère les statistiques générales ;
• assure le forfait d’externat : constat de rentrée, déclarations d’effectifs ;

• gère les demandes d’affectation pour la 6ème dans le public.

   

Mission 3 : Fonction de secrétariat de direction (40%) fonction n°33

L'assistant(e) de direction : 

• prend en charge le suivi administratif de tous les dossiers de direction générale ;
• gère le planning et l’agenda du chef d’établissement ;
• lui rappelle les échéances, les dossiers importants et à l’autonomie pour prendre les rendez-vous importants qui s’imposent ;
• apporte des réponses de premier niveau aux interlocuteurs de la direction ;
• filtre l’accès à la direction et réoriente éventuellement les interlocuteurs ;
• assure les déclarations pour les voyages et les sorties scolaires auprès du rectorat.

Horaires de travail : 

Temps plein du lundi au vendredi. 

Ce poste est en cohérence avec la convention collective de l’enseignement catholique qui en gère le cadre. Un temps plein se fait sur 1 558 heures par an.