Ressources documentaires

La Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales, la BDESE

Mise à jour le 17 janvier 2024

La Base de Données Economiques Sociales et environnementales (BDESE) s'inscrit essentiellement dans le cadre des trois grandes consultations annuelles du CSE sur les orientations stratégiques, la politique sociale et la politique économique.

Elle regroupe l'ensemble des informations dont le CSE a besoin pour exercer ses missions d'information et de consultation et ainsi fournir un avis éclairé.

La BDESE (ex-BDES) est donc un outil essentiel au service du dialogue social.

Tout replier
Tout déplier

La BDESE, une obligation légale au service du dialogue social

Les entreprises de plus de 50 personnes, dotées d’un CSE, ont l'obligation de mettre à disposition des représentants du personnel une base de données sous forme d'application informatique.

Au delà de l'aspect obligatoire, l'objectif est de contribuer au dialogue social : les élus CSE disposent ainsi, de façon sécurisée, des informations utiles à l’exécution de leur mandat.

La mise en place de la BDESE requiert de ce fait un travail "technique" préparatoire.  Mais il est important que le chef d'établissement, qui a reçu délégation pour présider le CSE, s'en saisisse et inscrive bien cet outil dans le cadre du dialogue social qu'il promeut. La BDESE ne peut être uniquement l'affaire du gestionnaire.
 

 

Des données à fournir sur une période de 6 ans

La BDESE est liée tout d'abord à la consultation du CSE sur les orientations stratégiques, mais aussi sur les deux autres consultations annuelles, sociale et économique. Ce qui requiert d'avoir des informations mises en perspective.

Ces informations ont donc un caractère prospectif et historique puisqu'elles portent sur l'année en cours, les deux années précédentes, et les trois années suivantes. "Concernant les perspectives sur les 3 années suivant l'année en cours, si elles ne peuvent faire l'objet de données chiffrées ou de grandes tendances, l'employeur doit en expliquer les raisons".

2016 était la première année mise en œuvre de la base de données : désormais, les établissement disposent des informations relatives aux deux années précédentes. Celles-ci figurent donc dans la BDESE.

Des informations à répartir pour être lisibles et exploitables 

Dans la base, les informations sont organisées pour être lisibles et facilement exploitables par les élus, et sont donc réparties entre les différentes rubriques de la BDESE.

Principales informations statistiques à renseigner :

  • investissement social : emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail,
  • investissement matériel et immatériel,
  • fonds propres et endettement,
  • ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants,
  • activités sociales et culturelles,
  • rémunération des financeurs,
  • flux financiers à destination de l'entreprise, notamment aides publiques et crédits d'impôts,
  • sous-traitance,
  • transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe, le cas échéant.

Autres informations

Au-delà des données statistiques, l’employeur peut et même doit y faire figurer tous autres documents, par exemple Plan de formation…, utiles et nécessaires à l'information/consultation du CSE.

Avec l'accord du CSE, il peut y faire figurer les PV approuvés, ce qui assure la traçabilité du fonctionnement du CSE. Il est d'ailleurs intéressant de tra

Liens utiles & documents à télécharger

Les règles d'accès à la BDESE des représentants du personnel

Les informations figurant dans la base doivent être accessibles en permanence aux membres du CSE et aux délégués syndicaux (art. L2323-7-2 du code du travail).

Cependant, le terme "en permanence" ne signifie nullement que les entreprises ont une obligation à rendre la base de données accessible "aux élus 24h/24 et 7 jours sur 7". Même si en pratique, il n'y a pas de raison particulière de limiter l'accès.

Les informations auxquelles le CSE a accès

L'employeur définit les modalités d'accès à cette base, qu'elle soit sous forme papier ou numérique (intranet de l'entreprise).

Les membres du CSE ont accès, dans la base de données :

  • à toutes les informations qui leur sont transmises de manière récurrente dans le cadre des procédures d'information et contenues dans des rapports et bilans communiqués périodiquement (bilan social et documents comptables de l'établissement, par exemple) ;
  • à toutes les informations données lors de consultations récurrentes (conséquences sociales pour l'établissement d'orientations stratégiques, par exemple).

Modalités de mise à disposition des informations récurrentes et des rapports

Deux obligations sont à la charge de l'employeur :

  • il informe les représentants du personnel concernés de l'actualisation de la base de données selon des modalités qu'il détermine ;
  • il fixe les modalités d'accès, de consultation et d'utilisation de cette base.

L'accès à la base est personnel 

Les élus ayant accès à la base de données sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations y figurant. Il leur est d'autre part rappelé que ce droit d'accès est strictement personnel et ne peut être transmis à un tiers.
Le respect de cette obligation de confidentialité est essentiel car il est une condition pour que le dialogue entre les élus et la direction de l'établissement se tienne dans un climat de confiance.

Conseil pratique : bien attirer l'attention des élus CSE, sur l'importance de bien fermer sa session ISI RP, après connexion, en particulier, si la connexion a lieu sur un ordinateur partagé, au sein de l'établissement.

Liens utiles & documents à télécharger

L'ajout de données environnementales à la BDESE

La modification de la BDES et des informations à fournir :

La base de données économiques et sociales (BDES) s'appelle désormais "base de données économiques, sociales et environnementales" (BDESE). Elle comprend un nouveau thème afférent aux « conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise ». Un décret du 26 avril 2022 précise les informations à fournir :


A-Politique générale en matière environnementale :


Organisation de l'entreprise pour prendre en compte les questions environnementales et, le cas échéant, les démarches d'évaluation ou de certification en matière d'environnement, par exemple le label Eco-ecole ;

B-Economie circulaire :


 Utilisation durable des ressources : consommation d'eau et consommation d'énergie ;


C-Changement climatique :


a) Identification des postes d'émissions directes de gaz à effet de serre produites par les sources fixes et mobiles nécessaires aux activités de l'entreprise (communément appelées " émissions du scope 1 ") et, le cas échéant évaluation du volume de ces émissions de gaz à effet de serre ;

 

voir fiches pratiques sur ces émissions


b) Bilan carbone simplifié, pour les établissements de plus de 50 salariés ayant bénéficié du Plan de relance

 

En savoir plus sur cette nouvelle thématique environnementale dans le fonctionnement et les attributions du CSE : note CSE

La solution ISIDOOR pour élaborer la BDESE

L’outil BDESE ISI GESTION / ISI RP permet à l’OGEC employeur de remplir ses responsabilités au moyen d’un outil informatique :

La relation Employeur Elus est ainsi totalement dématérialisée. Plus besoin de remettre de documents papiers ou envoyés par mail

 

Cette solution informatique proposée par le Collège employeur repose sur un principe simple basé sur deux applications accessibles dans ISIDOOR : ISI Gestion et ISI RP. La première permet de préparer les informations à remettre au CSE. La seconde est un espace de consultation de ces information, ouvert aux élus

 

Intégration et vérification des données économiques et sociales

L’OGEC doit intégrer et retraiter les données économiques et sociales qui servent de bases aux tableaux statistiques dont la remise aux élus CSE est prévu par la loi.

ISI GESTION, contenant déjà ces données, a naturellement constitué un bon support pour élaborer cette BDESE, au moins dans sa première dimension statistique.

Nécessité d'une appropriation par les responsables de l'OGEC

La BDESE constitue un outil technique mis au service d’une politique de relations sociales. Il est donc important que les données, notamment celles indiquées comme confidentielles, ainsi que l'accès à celle-ci fassent l’objet, après leur élaboration, d’une validation politique et d'une appropriation par les responsables de l’établissement, Président d'OGEC et/ou chef d'établissement.

Notamment via la rubrique "commentaires" attachée à chaque tableau statistique et qui permet de l'expliciter.

Faire d'ISI RP la mémoire vive du CSE

L'OGEC peut également déposer dans ISI Gestion (puis du coup dans ISI RP) tous autres documents, liés aux relations sociales, par exemple, plan de formation, document d'information lié à une consultation,... Cela afin de pleinement répondre à son ardente obligation de dialogue social qui ne se résume pas à la fourniture de simples tableaux statistiques.

ISI RP constitue ainsi la mémoire vive du CSE que les représentants peuvent utiliser et qu'ils pourront transmettre à leurs successeurs.

Comment optimiser au mieux l'utilisation d'ISI RP

L'accompagnement d'établissements pour remplir leur BDESE nous a permis d'identifier divers points d'attention ou difficultés ; le guide d'intégration et d’utilisation des données, à télécharger ci-dessus, vous donne les procédures  pour y faire face.

Voici une liste simplifiée de ces points d'attention ou difficultés :

Vérification des données et élaboration des tableaux dans ISI GESTION

Les données comptables et RH (extra-comptables) sont importées et travaillées dans ISI GESTION, avant d'être exportées sous forme statistiques dans ISI RP.

En effet, les données économiques et sociales contenues dans ISI GESTION (Ex-Indices) correspondent pour l'essentiel aux exigences de la loi. Dès lors qu'elles y figurent dans ISI GESTION, la BDES est en conséquence remplie pour l'esentiel.

La fiabilité des données dans le logiciel de paie

L'absence de certaines données ou un mauvais paramétrage dans le logiciel de paie peut perturber ensuite l'élaboration des statistiques, par exemple, un mauvais libellé conventionnel, ou un salarié sans référence horaire.

On peut toujours corriger dans ISI GESTION, mais il est préférable de bien paramétrer le logiciel de paie, pour éviter d'avoir à refaire chaque année la même correction.

 

Campagne INDICES

 

La campagne INDICES est le bon moyen d'intégrer les données économiques et sociales nécessaire à ISI RP (voir dossier spécifique),

Les éditeurs de logiciel de paie offrent désormais la possibilité (sur option) d’importer des données RH non anonymisées.  Si l'établissement est soumis à l’obligation d’établir une BDESE, il peut choisir de les importer en mode non anonyme, afin de les vérifier plus facilement, avant de les anonymiser.

Difficulté liée au seuil légal de 50 personnes

Ce seuil fait référence au seuil CSE, donc prend en compte les enseignants sous contrat qui représentent environ les 2/3 du corps électoral

L’OGEC se retrouve donc dans l’obligation de constituer une BDESE, alors même que l’effectif OGEC concerné par les données statistiques peut ne pas dépasser une vingtaine de salariés. Ce qui oblige ensuite à retraiter les données pour éviter de donner des informations individuelles, notamment en matière salariale.

Un effectif paie différent de l’effectif légal

La définition légale de l’effectif prend en compte tous les salariés en CDI, même absents, un salarié en congé sabbatique par exemple, alors qu’il n’aura pas de bulletin de paie.

A l’inverse, un salarié en CDD de remplacement est présent en paie, mais non décompté dans l’effectif légal.

Un retraitement manuel est donc à effectuer dans ISI GESTION.

 

Les OGEC ont la possibilité de modifier ou compléter les tableaux et statistiques fournis dans ISI GESTION. ils en ont donc la maîtrise du contenu. ISI Gestion fournit des éléments d'ordre économique ou statistiques. Mais l'application ne fait pas tout. Il est important de compléter les données économiques et sociales par des commentaires.

Accès aux données dans ISI RP

Il convient donc d’identifier un responsable pour ISI RP et de lui donner délégation sur la création des comptes utilisateurs (de consultation par les membres des IRP notamment) et sur le paramétrage de la BDESE (quels documents ? accès de quel lieu ?...)

Transfert des données dans ISI RP

Une fois les données préparées (notamment anonymisées) et validées, celles-ci sont alors transférées dans ISI RP, afin de les rendre accessibles aux représentants du personnel.

Guide Pratique

Consultez le guide pratique ISIDOOR en lien ci-dessous qui permet de mettre en oeuvre la BDES, étape par étape.

Cela est renforcé par l’inclusion d’un critère d’impact environnemental dans les différents aspects de la mission du CSE : fonctionnement et consultation. Faute pour l’instant de rubriques Environnement définies par la loi, l’import de documents est une solution à utiliser pour répondre à cette nouvelle manière de fonctionner.

que faire si les élus ne consultent pas ISI RP ?

Il convient tout d'abord de rappeler la finalité de la BDESE, qui sert de support aux consultations du CSE, en particulier, les trois consultations annuelles. Comment bien exercer cette mission de représentant du personnel, lors d'une consultation, sans lecture et analyse de l'information fournie ?

En second lieu, peut-être faut-il organiser une présentation synthétique de l'espace ISI RP, de son organisation, de ce qu'on y trouve, et pas seulement se contenter de fournir les codes d'accès.

Enfin, il convient de se rappeler de sa responsabilité en tant qu'employeur qui est d'élaborer une BDESE. Son élaboration ne peut dépendre de l'existence ou non d'une demande des élus.

En outre, en cas de changement d'élus, suite à une nouvelle élection, l'OGEC, ou le chef d'établissement, président du CSE, sera plus à l'aise pour débuter ce nouveau cycle du CSE, si les outils sont déjà en place.

Carence de CSE : faut-il mettre à jour la BDESE ?

Dès lors que vous avez correctement organisé les élections mais qu’il n’y a plus de CSE, faute de candidats, l'employeur pas à entretenir votre BDESE.

Toutefois, en cas de carence, de nouvelles élections peuvent être organisées 6 mois après sur la demande d’un syndicat ou d’un salarié. Il peut donc être nécessaire de rapidement remettre en place et à jour la BDESE. Il est donc conseillé, même en cas de carence, de maintenir à jour la BDESE.

 

Un élu CSE peut-il réclamer à l'employeur les bulletins de paie des salariés ?

La BDESE contient des informations statistiques générales sur les rémunérations versées, mais ne s'étend pas aux éléments individuels.

Le bulletin de paie est un document individuel destiné au seul salarié. Il comporte des données personnelles (âge, adresse, arrêts maladie, domiciliation bancaire, numéro SS) dont la protection est assurée de manière générale par la réglementation RGPD et par l’article L3243-2 du code du travail.

L’employeur ne saurait donc le communiquer à d’autres personnes sans engager sa responsabilité. Seul le salarié peut le communiquer librement à un élu CSE.

 

Il en va de même des fiches de postes et de classification, qui sont des documents individuels, même si ils ne sont pas de nature contractuelle, car établis sous la seule responsabilité de l'employeur.