Les enjeux de l'entretien professionnel avec les salariés Ogec

Au 30 septembre 2021, tous les Ogec, quelle que soit leur taille, devront avoir documenté un bilan sur les entretiens professionnels menés depuis 2014 avec leurs salariés au risque de sanctions financières. Au-delà de l'obligation légale, l'entretien professionnel reste un rendez-vous privilégié entre le chef d'établissement et le salarié pour faire un état des lieux de son parcours professionnel et de ses besoins en formation.

En vidéo : "Zoom sur les enjeux de l'entretien professionnel"

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Qu’est-ce qu’un entretien pro ? Pourquoi est-il obligatoire pour l’employeur ? Quels sont les avantages à le passer pour un salarié ? Et surtout, pourquoi sont-ils à l’ordre du jour de notre actualité sociale ?

Pour aborder ces questions, le pôle Social RH de l’Urogec accueille Isabelle Gervais, ancienne directrice de la rédaction de Liaisons Sociales Quotidien, et Sabine Petit, responsable des projets RH & Formation du groupe scolaire Saint Charles à Athis-Mons, dans l’Essonne.

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Pourquoi la question des entretiens professionnels est-elle d'actualité ?

Un bilan sur les entretiens professionnels pour tous les salariés Ogec doit être effectué dans tous les établissements, quelle que soit leur taille, au 30 juin 2021, sous peine de sanction financière. Ce bilan ne concerne que les salariés Ogec en poste depuis  mars 2014. 

Répondez à ces 2 questions  

1 Les salariés Ogec présents depuis 2014 ont- ils bien eu leurs 3 entretiens  professionnels  (entretiens  réalisés tous les deux ans 2016/2018 et l' entretien récapitulatif en 2020 avec un compte rendu écrit) ?

2    Une action de formation non obligatoire a - t - elle été suivie par le salarié et a -t -elle donné lieu  à une valorisation ?  

Image S’assurer que tous les salariés Ogec ont bénéficié des 3 entretiens pro sur la période 2014-2020 et notamment de leur dernier entretien récapitulatif sur leur parcours professionnel avec remise d'une copie du bilan.

 

Et pour aller plus loin, tour d'horizon en 10 questions-clefs...

1. L'entretien professionnel, qu'est-ce que c'est ?

• Un rendez-vous à organiser tous les deux ans avec chaque salarié pour faire le point sur ses perspectives d’évolution en terme de qualifications et d’emploi. 
• Une obligation légale, assortie de sanctions financières, mais c’est aussi et surtout une démarche incontournable de la politique RH de l’établissement. 
• L’occasion d’échanger avec le salarié sur son parcours et ses projets professionnels en les confrontant aux besoins en compétences à court et moyen terme au sein de l’établissement.
• Un outil important pour bâtir le plan de développement des compétences, en identifiant les formations à programmer et les salariés à former (pour les chefs d'établissement).

2. Qui est concerné ?

• Tous les établissements, quel que soit le nombre de salariés Ogec qu’ils emploient.
• Tous les salariés, à partir de deux ans d’ancienneté, quelle que soit la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD, contrat aidé, etc.) et quelle que soit leur durée de travail (temps plein ou temps partiel). Pour les salariés multi-employeurs, même si ce n’est pas prévu par les textes, rien n’empêche les différents OGEC de s’accorder pour qu’il passe un entretien pro avec un OGEC pour le compte des autres et que ce soit mentionné dans le CR dont une copie est remise à chacun.

3. À quelle fréquence faut-il l'organiser ?

• En principe, tous les deux ans à partir de la date d’entrée du salarié dans l’établissement, puis à partir de la date de l’entretien précédent.  
• Mais aussi, après un congé de longue durée du salarié (maladie, maternité, parental d’éducation, etc.) ou à la fin d’un mandat syndical.

Image Dans le contexte de l’épidémie de Covid-19, les entretiens prévus en 2020 pourront avoir lieu jusqu’au 30 juin 2021.

4. Où et quand a lieu l'entretien ?

L’entretien se déroule sur le temps de travail et dans les locaux de l’entreprise.

Evitez si possible le bureau de la direction et optez pour un lieu neutre pour instaurer un climat propice à l’échange et au dialogue.

Image Pour éviter la propagation du Covid-19, la tenue des entretiens par visioconférence est exceptionnellement autorisée. Toutefois, nous recommandons de privilégier les entretiens en présentiel, en respectant bien sûr la distanciation physique.

5. Qui mène l'entretien ?

Le chef d’établissement ou son sub-délégataire : responsables RH, chefs de service, managers de proximité.

Image AKTO, l’OPCO de la branche, organise et finance des formations à la conduite des entretiens professionnels. N’hésitez pas à solliciter ces formations car c’est une opportunité pour aider vos managers à réussir ces entretiens,  à mieux comprendre les enjeux  et les rouages de la formation, les possibilités de montée en compétences (VAE, CQP, etc.)

6. Quels sont les points à aborder lors de l'entretien ?

Tous les deux ans
 

Il faut échanger avec le salarié sur :

• son parcours professionnel ;
• sa situation actuelle ;
• les formations dont il a pu bénéficier et celles qui lui permettraient de monter en compétences sur son poste ;
• ses projets professionnels à court, moyen et long terme, etc.

Parallèlement, il faut informer le salarié des compétences dont l’établissement a besoin et des actions envisageables pour favoriser son évolution professionnelle ou sécuriser son emploi, ainsi que des dispositifs qu’il peut actionner : VAE, CPF, abondements éventuels de l’établissement, recours au conseil en évolution professionnelle.

Tous les six ans : un entretien récapitulatif
 

Tous les six ans, l’entretien professionnel est plus complet.

Il faut faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié sur les six dernières années depuis 2014 en vérifiant s’il a, sur cette période :

• bénéficié régulièrement des entretiens professionnels ;
• suivi au moins une action de formation non obligatoire (les formations « obligatoires » sont  celles qui conditionnent l’exercice d’une activité en application des lois et règlements) ; 
• acquis des éléments de certification (diplôme, titre professionnel, CQP/CQPI) par la formation ou par la VAE ;
• bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

Image Faites un tableau récapitulatif sur Excel avec les dates de tous les entretiens  pour vos salariés, les actions de formation qui ont été suivies et celle sui ont été valorisées. Pour les salariés qui étaient déjà présents dans l’établissement en mars 2014, le premier entretien « état des lieux récapitulatif » doit être réalisé avant le 30 juin 2021, avec un bilan des entretiens professionnels menés de 2014 à 2020. Pour un salarié avec une date d’entrée en 2015, l’entretien récapitulatif est à réaliser 6 ans après, c'est-à-dire courant 2021.

7. Quelle est la différence entre l’entretien professionnel et l’entretien d’évaluation ?

Il convient de ne pas confondre ces deux entretiens.

• Tout d’abord, l’entretien d’évaluation est facultatif alors que l’entretien professionnel est obligatoire.
• La périodicité n’est pas la même : annuelle pour l’entretien d’évaluation, bi-annuelle pour l’entretien professionnel.
• Surtout, les deux entretiens n’ont pas le même objet : l’entretien d’évaluation vise à faire le point sur les performances du salarié et à lui fixer des objectifs, sujets qu’il faut absolument éviter lors de l’entretien professionnel.

Image Rien ne vous interdit d’organiser l’entretien professionnel à la même date que l’entretien d’évaluation. Mais dans ce cas, il faudra bien distinguer les deux entretiens, avec deux convocations différentes et en établissant deux compte-rendus distincts.

8. En pratique, comment se déroule l'entretien professionnel ?

L’entretien est un moment d’échange et de dialogue, qui doit être empreint d’une certaine solennité et auquel il faut accorder du temps (au moins 45 minutes).

Il peut se décomposer en trois étapes: 

1. Mise en place du contexte et rappel des objectifs et attentes de chacun ;
2. Temps consacré à l’échange et au dialogue ; 
3. Rédaction du compte-rendu (avec une copie pour le salarié). Ces comptes-rendus sont obligatoires pour prouver qu’on a bien organisé les entretiens, mais ils sont également très utiles pour bâtir le plan de développement de compétences de l’établissement.

Image Grâce à l’application ISI RH, sur le Module Gestion des emplois et compétences, retrouvez un mode d’emploi pour vous guider pas à pas, tous les formulaires téléchargeables et adaptable sur Word, les outils pour préparer les entretiens, des modèles de support d’entretien à pré-remplir, ainsi que des grilles d’entretien détaillées et d’état des lieux à six ans pour la rédaction des comptes-rendus.  Il ne vous reste qu’à insérer votre logo !

9. Quel est le rôle du CSE ?

Dans le cadre d’un dialogue social constructif aves le CSE, il est essentiel de les associer et des les informer annuellement sur la politique sociale de l'établissement, les conditions de travail et l’emploi.

Il faut donc communiquer au CSE les informations sur la mise en œuvre de ces entretiens professionnels, les actions de formation et l'état des lieux récapitulatifs.

Le CSE vérifiera donc que l’établissement a bien mis en place ces entretiens et élaboré les états récapitulatifs associés.

Image Informez et consultez votre CSE pour favoriser un bon dialogue social

10. Que risquez-vous à défaut d’entretien professionnel ?

Des sanctions financières sont prévues et elles peuvent être importantes selon la taille de l’établissement et le nombre de salariés concernés. Au 1er octobre 2021, des sanctions financières sont prévues

• Si l’établissement emploie moins de 50 salariés Ogec : vous devrez octroyer 30 points à chaque salarié qui n’a pas eu ses 3 entretiens professionels OU qui n'a pas  bénéficié d'une valorisaiton après suivi une action de formation  .
• Si l’établissement emploie plus de 50 salariésOgec : vous devrez verser un abondement de 3 000 € sur le CPF de chaque salarié qui, au cours des six dernières années, n'a pas bénéficié des entretiens professionnels bisannuels et d’au moins une formation non obligatoire. L’abondement doit être versé à la Caisse des dépôts et consignations, gestionnaire des CPF. A défaut, le Trésor public pourrait vous réclamer 6 000 euros pour chaque salarié concerné.

Image Les pouvoirs publics ont prévu une période transitoire pour l’application de cette disposition. Jusqu’au 30 septembre 2021, vous pourrez échapper à l’abondement de 3 000 € si le salarié a bénéficié des entretiens professionnels et d’au moins deux des trois actions suivantes : Formation Acquisition des éléments de certification Progression salariale ou professionnelle. Ce n’est qu’à partir du 1er octobre 2021 que la sanction sera infligée à défaut d’entretien professionnel et de suivi d’une formation non obligatoire.

En guise de conclusion

Négliger ces entretiens, c’est aussi prendre le risque d’une condamnation aux prud’hommes pour manquement à l’obligation d’adaptation au poste de travail et au maintien de l’employabilité du salarié.

Les entretiens pro, c’est une belle occasion d’échange gagnant-gagnant !